Toutes les réunions doivent être consignées sous la forme d’un procès-verbal. Cela signifie que vous devez rédiger un compte rendu de la réunion que vous venez d’organiser. Le but est de consigner les principales décisions prises durant la réunion et les informations importantes qui y ont été discutées. Pour vous aider, voici quelques étapes à suivre pour rédiger un procès-verbal de réunion.
Étape 1 : Préparer le Procès-Verbal
Avant de commencer à rédiger le procès-verbal, vous devrez préparer quelques informations. Tout d’abord, vous devez vous assurer que vous avez une liste précise des participants à la réunion. Ensuite, vous devez dresser une liste des points à discuter durant la réunion. Enfin, vous devez préparer une feuille de procès-verbal que vous pourrez remplir tout au long de la réunion. Cette feuille peut comprendre des informations telles que le lieu, la date et l’heure de la réunion, le nom des participants, les points à discuter, les décisions prises, les actions à entreprendre et les informations importantes à retenir.
Étape 2 : Prise de Notes
Durant la réunion, vous devrez prendre des notes pour pouvoir remplir le procès-verbal. Vous devez noter toutes les informations importantes qui sont discutées et toutes les décisions prises. Il est important de prendre des notes de manière organisée et détaillée afin de pouvoir les relire plus tard et de ne rien oublier. De plus, vous pouvez également prendre des notes sur les actions à entreprendre après la réunion et les tâches qui ont été attribuées à chaque participant.
Étape 3 : Rédiger le Procès-Verbal
Une fois la réunion terminée, vous devrez rédiger le procès-verbal. Pour ce faire, vous devez relire vos notes et les compléter si nécessaire. Vous devez ensuite écrire un compte rendu détaillé des points abordés durant la réunion et des décisions prises. Vous devez également mentionner les tâches qui ont été attribuées à chaque participant et les informations importantes à retenir. Enfin, vous devez signer le procès-verbal et le transmettre aux participants de la réunion.
Étape 4 : Stocker le Procès-Verbal
Une fois le procès-verbal rédigé, vous devez le stocker dans un endroit sûr. De cette façon, vous pourrez le consulter plus tard si nécessaire. Vous pouvez le stocker dans un classeur ou le sauvegarder sur votre ordinateur. Il est très important de conserver le procès-verbal car il constitue la preuve des décisions prises et des actions entreprises.
Voilà, vous savez à présent comment rédiger un procès-verbal de réunion. Il est très important de consigner toutes les informations importantes qui ont été discutées afin de pouvoir les consulter plus tard. Et n’oubliez pas de stocker le procès-verbal dans un endroit sûr. Bonne chance !
Exemple de Procès-Verbal de Réunion :
Le procès-verbal ci-dessous est un exemple de procès-verbal de réunion. Il comprend les informations suivantes : le lieu, la date et l’heure de la réunion, le nom des participants, les points à discuter, les décisions prises et les actions à entreprendre.
Réunion du conseil d’administration du 12 juin 2020 à 14h00, dans les locaux de la société ABC.
Présents : M. Dupont, Mme Durand, M. Martin, Mme Lefebvre, M. Guillot et Mme Durieux.
Points discutés :
- Résultats financiers du 1er trimestre 2020
- Répartition des bénéfices
- Révision des salaires
- Lancement d’un nouveau produit
Décisions prises :
- Les résultats financiers du 1er trimestre 2020 seront publiés le 15 juin 2020.
- Les bénéfices seront répartis entre les membres du conseil d’administration.
- Les salaires seront revus à la hausse d’ici fin août.
- Le nouveau produit sera lancé le 1er septembre 2020.
Actions à entreprendre :
- M. Dupont doit préparer un communiqué de presse pour annoncer les résultats financiers.
- Mme Durand doit préparer le budget pour la répartition des bénéfices.
- M. Martin doit organiser une réunion pour discuter des salaires.
- Mme Lefebvre doit lancer le processus de production du nouveau produit.
Informations à retenir :
- La société ABC lancera un nouveau produit le 1er septembre 2020.
- Les salaires seront revus à la hausse d’ici fin août.
Signature : M. Dupont, Mme Durand, M. Martin, Mme Lefebvre, M. Guillot et Mme Durieux.
