Lorsqu’un employé est envoyé en voyage d’affaires, il doit avoir un ordre de mission qui définit les objectifs du voyage et précise l’utilisation des fonds alloués. Un bon ordre de mission est essentiel pour garantir que le voyage est effectué dans les meilleures conditions et que les objectifs sont atteints. Il est important de garder à l’esprit que cet ordre de mission doit être écrit et signé par le responsable de l’employé avant le départ en voyage.
Quand émettre un ordre de mission ?
Un ordre de mission doit être émis pour tout voyage d’affaires, qu’il s’agisse d’un court voyage à l’étranger ou d’un déplacement à l’intérieur du pays. L’ordre de mission peut être émis à l’avance pour un voyage prévu ou à la dernière minute si un court voyage est nécessaire. Le délai de préparation de l’ordre de mission dépend de la nature du voyage et des tâches à accomplir. Il doit être émis suffisamment à l’avance pour que l’employé puisse s’organiser et se préparer adéquatement.
Quels sont les éléments d’un ordre de mission ?
Un bon ordre de mission doit contenir les informations suivantes: le nom et le poste de l’employé, la date et le lieu de départ et de retour, la durée du voyage, la raison du voyage, le type de voyage (affaires ou personnel), le montant alloué pour le voyage, les dépenses autorisées et les moyens de transport autorisés. De plus, l’ordre de mission doit être accompagné d’une liste des tâches à effectuer pendant le voyage et d’une liste des personnes à contacter. Enfin, l’ordre de mission doit être signé par le responsable de l’employé et par l’employé lui-même.
Les avantages d’un ordre de mission
Un ordre de mission professionnel permet de clarifier les objectifs du voyage d’affaires et de s’assurer que toutes les dépenses sont autorisées et conformes aux procédures de la société. Cela permet également de limiter les dépenses et de veiller à ce que l’employé ne dépense pas plus que ce qui est autorisé. Par ailleurs, un bon ordre de mission est une preuve solide pour justifier les dépenses effectuées par l’employé au cours du voyage.
Exemples d’ordre de mission
Exemple 1
Cet ordre de mission autorise M. Jean Dupont à effectuer un voyage d’affaires à Londres, en Angleterre, du 15 au 19 mars 2020. L’objectif du voyage est de rencontrer des prospects et de négocier des contrats. Le budget alloué est de 2 000 € et les moyens de transport autorisés sont l’avion et le train. M. Dupont est autorisé à dépenser jusqu’à 2 000 € pour les vols, les repas, l’hébergement et les frais de déplacement. Les frais supplémentaires doivent être justifiés et autorisés par le responsable avant d’être engagés.
Exemple 2
Cet ordre de mission autorise Mme Nicole Martin à effectuer un voyage d’affaires à Lyon, en France, du 20 au 22 janvier 2020. L’objectif du voyage est de participer à une conférence et de négocier un nouveau contrat. Le budget alloué est de 1 500 € et les moyens de transport autorisés sont le train et la voiture de location. Mme Martin est autorisée à dépenser jusqu’à 1 500 € pour les billets de train, les repas et l’hébergement. Les frais supplémentaires doivent être justifiés et autorisés par le responsable avant d’être engagés.
Conclusion
Un ordre de mission est un document essentiel pour tout voyage d’affaires. Il définit les objectifs et les conditions du voyage et permet de garantir que le voyage est effectué dans les meilleures conditions et que les dépenses sont autorisées et justifiées. Un bon ordre de mission est la clé pour une réussite professionnelle et une gestion efficace des dépenses.
