Lorsqu’il s’agit de rédiger une lettre commerciale à un fournisseur, il est important de comprendre les conventions de rédaction et de communication correctes. Il est essentiel de conserver une attitude polie et professionnelle et d’utiliser un ton approprié. Les instructions ci-dessous vous aideront à rédiger une lettre commerciale à un fournisseur pour établir ou maintenir une relation d’affaires.
1. Rédigez une première ligne d’accroche
Le premier paragraphe de votre lettre devrait commencer par une ligne d’accroche. Les lignes d’accroche sont généralement conçues pour intriguer, attirer l’attention et inciter le lecteur à lire le reste. Une ligne d’accroche pour une lettre commerciale à un fournisseur peut inclure une phrase comme «Je souhaite discuter des avantages possibles d’une relation commerciale avec votre entreprise» ou «J’aimerais vous proposer un partenariat commercial».
2. Décrivez votre entreprise et votre produit
Dans le deuxième paragraphe de votre lettre commerciale, décrivez brièvement votre entreprise et ses produits ou services. Si vous avez déjà travaillé avec ce fournisseur auparavant, mentionnez-le ici. Si ce fournisseur est nouveau pour vous, donnez-lui un aperçu de votre entreprise, des produits ou services que vous fournissez et des raisons pour lesquelles vous souhaitez établir une relation commerciale.
3. Décrivez votre demande
Expliquez ensuite précisément ce que vous attendez du fournisseur. Par exemple, si vous souhaitez commander un grand nombre de produits à un fournisseur, décrivez le produit et la quantité que vous souhaitez commander. Si vous souhaitez que votre fournisseur fournisse un service particulier, expliquez-le en détail. Assurez-vous d’être aussi précis que possible pour éviter toute confusion.
4. Offrez de fournir des informations supplémentaires
Si le fournisseur a des questions ou souhaite obtenir des informations supplémentaires, offrez de fournir des informations supplémentaires. Par exemple, vous pouvez dire «Si vous avez des questions ou si vous souhaitez obtenir des informations supplémentaires, je serais heureux de fournir des informations supplémentaires sur demande.».
5. Invitez le fournisseur à vous contacter
Une bonne lettre commerciale doit également encourager le fournisseur à vous contacter. Terminez votre lettre en invitant le fournisseur à vous contacter pour discuter de la demande. Incluez également des informations de contact, comme votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail ou votre adresse postale.
6. Présentez-vous à nouveau
Pour terminer la lettre, présentez-vous à nouveau et remerciez le fournisseur d’avoir pris le temps de lire votre lettre. Par exemple, vous pouvez dire «Je vous remercie de prendre le temps de lire cette lettre et je me tiens à votre disposition si vous avez des questions ou des préoccupations. Je me présente à nouveau [nom et titre].»
7. Vérifiez votre lettre
Une fois que vous avez rédigé votre lettre, relisez-la pour vous assurer qu’elle est polie et professionnelle. Vérifiez également que vous avez inclus toutes les informations pertinentes et que votre lettre est exempte de fautes d’orthographe et de grammaire.
Exemple 1 – Lettre commerciale à un fournisseur
Ci-dessous se trouve un exemple de lettre commerciale envoyée à un fournisseur. Cet exemple est destiné à un fournisseur que vous n’avez jamais contacté auparavant.
M. John Smith
Fournisseur
ABC Industries
123 Main Street
Anytown, CA 12345
Cher M. Smith,
Je suis le PDG de XYZ Enterprises, une entreprise basée à Anytown qui fabrique des pièces automobiles. Nous fournissons des pièces aux entreprises automobiles du monde entier. Nous cherchons à établir une relation commerciale avec votre entreprise pour fournir des pièces automobiles à nos clients.
Nous sommes intéressés par vos produits et nous aimerions commander 500 pièces chaque mois. Veuillez nous contacter pour discuter des tarifs et des conditions de livraison. Si vous avez des questions ou des préoccupations, n’hésitez pas à nous contacter. Je me présente à nouveau [nom et titre].
Je vous remercie de prendre le temps de lire cette lettre et je me tiens à votre disposition si vous avez des questions ou des préoccupations.
Sincèrement,
[Votre nom]
Exemple 2 – Lettre commerciale à un fournisseur
Ci-dessous se trouve un exemple de lettre commerciale envoyée à un fournisseur. Cet exemple est destiné à un fournisseur avec lequel vous avez déjà travaillé auparavant.
M. John Smith
Fournisseur
ABC Industries
123 Main Street
Anytown, CA 12345
Cher M. Smith,
Je suis le directeur général de XYZ Enterprises, une entreprise basée à Anytown qui fabrique des pièces automobiles. Nous avons déjà travaillé ensemble auparavant et nous sommes satisfaits des produits et du service fournis par votre entreprise.
Nous souhaitons maintenir notre association et nous sommes intéressés par l’achat de 500 pièces supplémentaires chaque mois. Veuillez nous contacter pour discuter des tarifs et des conditions de livraison. Si vous avez des questions ou des préoccupations, n’hésitez pas à nous contacter. Je me présente à nouveau [nom et titre].
Je vous remercie de prendre le temps de lire cette lettre et je me tiens à votre disposition si vous avez des questions ou des préoccupations.
Sincèrement,
[Votre nom]
