Lorsque vous devez être absent pour une certaine période de temps, il est important de toujours informer votre employeur à l’avance. Cela peut être fait par téléphone, mais il est préférable d’envoyer un e-mail d’absence. Un email d’absence est une courte lettre qui explique pourquoi vous devez être absent et le temps que vous serez absent. Cet article explique comment écrire un e-mail d’absence à votre employeur.
1. Démarrez le mail en saluant votre employeur
Lorsque vous écrivez un e-mail à votre employeur, il est important de le saluer et de lui montrer du respect. Vous pouvez le saluer en l’appelant par son nom ou en utilisant un titre professionnel, tel que «Monsieur» ou «Madame». Vous devriez également écrire une salutation appropriée, comme «Cher Monsieur» ou «Chère Madame». Par exemple: «Cher Monsieur Smith, je vous écris pour vous informer que je serai absent pour une certaine période de temps.»
2. Expliquez pourquoi vous serez absent
Dans votre e-mail, vous devez expliquer pourquoi vous serez absent. Vous pouvez expliquer brièvement la raison de votre absence, et vous n’avez pas à entrer dans les détails si vous ne le souhaitez pas. Vous pouvez expliquer que vous êtes malade, que vous avez des vacances prévues ou que vous avez des engagements professionnels. Assurez-vous d’être aussi précis que possible dans votre explication et de ne pas trop en dire non plus.
3. Précisez la durée de votre absence
Vous devez également indiquer la durée de votre absence dans votre e-mail. Si vous ne savez pas exactement combien de temps vous serez absent, vous pouvez indiquer une plage de temps dans laquelle vous pensez être absent. Par exemple, vous pouvez dire que vous serez absent pendant une période de deux à trois semaines. Vous pouvez également préciser si vous avez l’intention de travailler à distance pendant votre absence.
4. Offrez des solutions de rechange
Si vous savez que votre absence peut être difficile pour votre employeur, vous pouvez offrir des solutions de rechange pour compenser votre absence. Par exemple, vous pouvez proposer de vous connecter à distance pour travailler sur des projets ou de fournir des informations sur un autre collègue qui peut prendre en charge vos tâches. Vous pouvez également fournir des informations sur la façon dont vous pouvez être contacté pendant votre absence.
5. Remerciez votre employeur
Une fois que vous avez expliqué votre absence et proposé des solutions de rechange, il est important de remercier votre employeur pour sa compréhension. Vous pouvez le remercier de son temps et de sa considération. Cela montrera à votre employeur que vous êtes conscient de l’impact de votre absence et que vous appréciez sa compréhension.
6. Terminez le mail avec une formule de politesse
Après avoir remercié votre employeur, vous devez terminer le mail avec une formule de politesse. Vous pouvez écrire une phrase comme «Je vous remercie de votre compréhension» ou «Je vous remercie de votre temps et de votre considération». Vous pouvez également ajouter votre signature et votre nom pour montrer votre sincérité.
7. Exemple de message d’absence
Voici un exemple de message d’absence que vous pouvez envoyer à votre employeur: «Cher Monsieur Smith, je vous écris pour vous informer que je serai absent pour une certaine période de temps. Je serai absent pendant les deux prochaines semaines en raison d’une maladie. Je serai disponible par téléphone et par e-mail pour répondre à toutes vos questions et fournir des informations sur les projets en cours. Je vous remercie de votre compréhension. Cordialement, [votre nom]»
8. Exemple de message d’absence pour des vacances
Voici un autre exemple de message d’absence que vous pouvez envoyer à votre employeur lorsque vous prenez des vacances: «Cher Monsieur Smith, je vous écris pour vous informer que je serai absent pour une certaine période de temps. Je serai absent pour trois semaines à partir du 1er juin pour prendre des vacances. Je serai disponible par téléphone et par e-mail pour répondre à toutes vos questions et fournir des informations sur les projets en cours. Je vous remercie de votre compréhension. Cordialement, [votre nom]»
9. Envoyez le mail à votre employeur
Une fois que vous avez écrit votre e-mail, vous pouvez l’envoyer à votre employeur. Assurez-vous de le relire afin de vous assurer qu’il est clair et convaincant. Vous pouvez également vérifier l’orthographe et la grammaire avant de l’envoyer. Une fois que vous êtes satisfait du contenu du mail, envoyez-le à votre employeur et attendez sa réponse.
10. Suivez les instructions de votre employeur
Une fois que votre employeur a reçu votre e-mail et qu’il est d’accord avec votre absence, il peut vous donner des instructions supplémentaires. Par exemple, il peut vous demander de fournir des informations sur les projets en cours et sur la façon dont vous pouvez être contacté pendant votre absence. Assurez-vous de suivre les instructions de votre employeur et de communiquer avec lui régulièrement pendant votre absence.
