Un procès-verbal de réunion est un document officiel qui décrit les points principaux discutés et les décisions prises lors d’une réunion. C’est un document important qui permet d’enregistrer les informations et de s’assurer que tous les participants sont d’accord avec les résultats. Il est donc important de savoir comment préparer un procès-verbal de réunion afin de s’assurer que tous les points importants sont couverts.
Étape 1 : Établir une Liste de Sujets de Réunion
Le premier pas pour apprendre comment préparer un procès-verbal de réunion est d’établir une liste des sujets que vous souhaitez discuter lors de la réunion. Cette liste doit être préparée à l’avance afin que tous les participants puissent y réfléchir et se préparer à la réunion. La liste peut inclure des sujets tels que la discussion de nouveaux projets, des rapports de progrès ou des informations sur des procédures ou des procédures. Une fois que la liste est établie, vous pouvez envoyer un courriel à tous les participants avec la liste des sujets et la date et l’heure de la réunion.
Étape 2 : Préparer les Documents Nécessaires
Une fois que vous avez envoyé les informations concernant la réunion, vous devez vous assurer que tous les documents nécessaires sont prêts avant la réunion. Cela peut inclure des rapports de progrès, des informations sur des procédures ou des procédures, des documents d’information et des diapositives. Ces documents devraient être prêts à l’avance afin que tous les participants puissent les examiner avant la réunion et se préparer à la discussion.
Étape 3 : Préparer le Procès-Verbal de Réunion
Avant la réunion, vous devrez préparer le procès-verbal de réunion. Vous pouvez le faire manuellement ou en utilisant un logiciel de gestion de réunions, comme MeetingKing. Vous devrez inclure des informations telles que la date et l’heure de la réunion, l’endroit où elle a eu lieu, le nom des participants et leurs titres, le sujet de la réunion et les résultats des discussions. Vous devrez également inclure un résumé de toutes les décisions prises et des informations supplémentaires pertinentes.
Étape 4 : Tenir la Réunion
Une fois que le procès-verbal de réunion est prêt, vous pouvez tenir la réunion. Assurez-vous que tous les participants sont présents à la réunion et qu’ils sont au courant des sujets qui seront discutés. Pendant la réunion, vous devrez prendre des notes sur toutes les décisions qui sont prises, afin que vous puissiez les inclure dans le procès-verbal de réunion.
Étape 5 : Rédiger le Procès-Verbal de Réunion
Une fois que la réunion est terminée, vous pouvez rédiger le procès-verbal de réunion. Assurez-vous de le rédiger de manière claire et concise, et de couvrir tous les points importants discutés et décidés lors de la réunion. Une fois le procès-verbal de réunion rédigé, vous devrez le transmettre à tous les participants pour approbation.
Exemple D’un Procès-Verbal de Réunion
Voici un exemple d’un procès-verbal de réunion :
Le 22 décembre 2020, une réunion a été tenue pour discuter et décider d’un nouveau projet. Les participants étaient le directeur général, le directeur des ventes, le directeur des finances et le directeur du marketing. Les sujets discutés lors de la réunion comprenaient le calendrier de lancement du projet, le budget alloué au projet et le personnel affecté au projet. Les participants ont décidé que le projet devrait être lancé le 15 janvier 2021 et que le budget alloué devrait être de 500 000 euros. Le personnel affecté au projet comprend le directeur général, le directeur des ventes, le directeur des finances et le directeur du marketing. La réunion s’est terminée à 16h00.
Conclusion
Vous savez maintenant comment préparer un procès-verbal de réunion. Assurez-vous de rédiger le procès-verbal de réunion de manière claire et concise et de le transmettre à tous les participants pour approbation avant qu’il ne soit approuvé. De cette façon, vous pouvez être sûr que tous les points importants sont couverts et que tous les participants sont d’accord avec les résultats.
