Introduction
Lors d’une réunion, il est important de prendre des notes. Les notes prises lors d’une réunion sont appelées comptes rendus. Les comptes rendus sont destinés à fournir aux participants une vue d’ensemble des discussions qui ont eu lieu lors de la réunion et des décisions qui y ont été prises. Les comptes rendus sont également utiles pour conserver une trace des discussions et des décisions des réunions passées, ce qui peut être utile pour le suivi des progrès et des actions. Les comptes rendus peuvent être écrits par un membre de l’équipe participant à la réunion ou par une personne désignée pour prendre des notes.
Étapes à suivre pour rédiger un compte rendu de réunion
La façon dont vous allez rédiger un compte rendu de réunion dépendra de la taille et du type de réunion. Les réunions peuvent être courtes et courtes, couvrant un seul sujet, ou elles peuvent être plus longues et plus complexes et couvrir plusieurs sujets. Cela étant dit, les étapes à suivre pour rédiger un compte rendu de réunion sont les suivantes :
- Réunissez-vous avec les participants à la réunion avant le début de la réunion pour discuter des objectifs et des attentes.
- Prenez des notes pendant la réunion.
- Rédiger un brouillon des comptes rendus de la réunion dans les 24 heures suivant la réunion.
- Envoyez le brouillon pour commentaires aux participants à la réunion.
- Réviser le document en tenant compte des commentaires des participants.
- Envoyez le document final aux participants à la réunion.
Exemple de compte rendu de réunion
Voici un exemple de compte rendu de réunion. Ce document est basé sur une réunion des membres d’une équipe chargée de développer un nouveau produit :
Réunion du 20 juillet 2019
Membres de la réunion : John, Jane, Alex, Mark et Sarah.
Objectif de la réunion : discuter des étapes et des dates de lancement du nouveau produit.
La réunion a commencé par une discussion des étapes du projet et des dates de lancement. Alex a expliqué le planning et les délais pour chaque étape du projet. Les membres de l’équipe ont discuté des tâches et ont convenu que les tâches seraient réparties équitablement entre eux. John a proposé une solution pour le développement du logiciel et a proposé de prendre en charge ce travail. Jane a proposé de gérer la stratégie de marketing et de communiquer avec le département des ventes pour assurer le succès du produit. Mark et Sarah ont accepté de prendre en charge le développement et le déploiement des fonctionnalités. Les membres de l’équipe ont discuté des dates de lancement et ont convenu que le produit serait lancé le 30 septembre 2019. Il a été convenu que l’équipe se réunirait chaque semaine pour discuter des progrès et des défis rencontrés pendant le développement du produit. La réunion a été clôturée à 17h00.
Conclusion
Les comptes rendus sont un outil précieux pour les réunions. Ils fournissent une trace des discussions et des décisions prises lors d’une réunion et peuvent être utilisés pour suivre les progrès et les actions. La rédaction d’un compte rendu de réunion nécessite une préparation, une prise de notes et une rédaction minutieuse. Les comptes rendus de réunion doivent être précis, complets et objectifs. Les exemples ci-dessus montrent un modèle de compte rendu de réunion qui peut être facilement adapté à tout type de réunion.
